Dans les années 2000, les grands open-spaces ont été présentés comme des espaces favorisant les échanges professionnels. Une étude réalisée dans les années 2010 nuance largement cette vision. Au-delà de 13 mètres les personnes préfèrent envoyer un mail ou éventuellement téléphoner plutôt que se déplacer auprès de leurs collègues.
Quelques verbatims relevés sur leurs motivations :
- J’assure la traçabilité de ma demande en faisant un email
- C’est moins intrusif que de déranger mon collègue dans son travail
- Je gagne du temps
- Je lui fais gagner du temps
Nous sommes en 2023. Comment la situation a-t-elle évolué ?
Le travail à distance s’est généralisé à tous les métiers qui en offrent la possibilité.
Teams® est devenue l’application préférée des entreprises pour augmenter l’efficacité au travail en facilitant
- Le partage de document en temps réel
- Un stockage commun de tous les fichiers
- Les échanges rapides avec la messagerie instantanée
- L’organisation de réunion téléphonique ou en visio
Nous faisons parfois, sans s’en nous en rendre compte, du télétravail au bureau !
- Je participe à une réunion sans quitter mon poste de travail
- Je gagne du temps car je n’ai pas besoin de réserver de salle de réunion
- Je ne perds pas de temps à me déplacer
- Je partage tout ce que je fais par écrit
Des grands open-space des années 2000 aux espaces flexibles des années 2020, les échanges en face à face continuent à diminuer sous la pression de la quantité de travail et d’informations à traiter quotidiennement.
Et si nous remettions un peu de présence dans nos échanges ?
Offrir de la présence à l’autre qu’il soit collègue ou client passe par quelques attentions simples à mettre en œuvre :
- Une disponibilité physique : ma posture, mes gestes les expressions de mon visage et mon regard
- Une disponibilité mentale : en me concentrant sur l’objet de notre échange
- Une disponibilité de temps offert pour notre échange
- Une envie d’écouter, de chercher à comprendre
Quelques pistes :
- Privilégier les rencontres en face à face et pour cela, partager un jour de travail en commun au bureau obligatoire pour toute une équipe
- Exiger que chacun allume sa caméra en réunion à distance
- Se forcer à couper sonneries, email, rappel, alerte, sur son téléphone et son ordinateur
- Si vous avez une heure de disponible, fixer la durée à 50 minutes pour prendre le temps de souffler avant d’enchainer la réunion suivante
- Voir les échanges réels et physiques comme des moments ayant une valeur
Gardez à l’esprit cette maxime : On n’a rien inventé de mieux que de se voir et de se parler pour se comprendre.
Xavier Zantman